香港优软科技有限公司（以下简称“本公司”）致力于保护您的隐私。本公司建议您仔细阅读本隐私保护声明，以了解我们如何收集、使用和保护您的个人信息。
我们于营运 港秘书 的过程中蒐集个人资料，以便提供服务、维持安全、遵循法律义务并改善使用体验。我们可能蒐集的资料类别包括：
我们处理上述资讯，以提供您要求的服务、管理帐户、提供技术支援、监控服务效能、防范滥用、遵循法律义务并开发新功能。
若您选择将第三方云端储存服务（例如 Google Drive）连结至 港秘书，我们仅会请求为您建立、储存与管理所选文件所必需的存取范围。视您进行的操作，我们可能处理以下资料：
依照您的指示，本服务可能在您授权的位置中建立、上传、编辑、移动、复制、下载、转换或删除档案与资料夹。为完成这些操作所产生的暂存副本会在处理结束后自动清除，除非法律要求更长的保留时间。
我们对从 Google API 取得的资讯之使用将遵循 Google API Services User Data Policy（含 Limited Use 要求）。除非出于安全、符合法规或获得您明确同意，否则我们不会将 Google 使用者资料用于开发无关功能、广告或供人为阅读处理。
您可随时前往 https://myaccount.google.com/permissions 取消 港秘书 对您的 Google 帐户之存取权；若您停止整合，我们将删除相关存取权杖并停止处理该帐户的资料。
若您使用可选的第三方企业参考信息功能（见我们的使用条款），我们可能为提供该功能、计算用量费用、防范滥用、保存审计记录及履行法律义务，而处理下列类别的信息：
我们处理该等信息以交付您要求的功能、运作计费及合理使用控制、保障服务安全，以及满足记录保存或法律要求。该等功能依赖第三方商业数据提供者。该等提供者按其自身条款处理查询并返回数据；我们无法控制其数据集的完整性或准确性。
若返回信息包含个人资料，您知悉您就客户工作自行决定使用该等资料的目的，并有责任确保您的收集及使用符合适用的隐私及数据保护法律（包括香港《个人资料（私隐）条例》（第 486 章），以及（如适用）相关司法管辖区法律）。我们仅在为上述目的合理必要的期间保留与功能相关的日志及缓存参考数据；如法律要求或为解决争议所需，则可保留更长时间。
若您使用可选的 AI 证件导入功能（见我们的使用条款），我们可能为提供该功能、防范滥用、保存审计记录及履行法律义务，而处理下列类别的信息：
为运营该等功能，上传内容会传输至我们委聘的第三方 AI 服务提供者，包括但不限于阿里云计算有限公司及其关联公司所提供的阿里云百炼（Model Studio）／DashScope 及相关 AI 模型服务，以及我们不时使用的其他 AI 提供者。该等提供者按其自身条款及基础设施处理内容。我们并非完全控制其系统，亦不能保证第三方平台永远不会发生未经授权访问或泄露。
若上传材料包含个人资料，您知悉您就客户工作决定上传及使用该等资料的目的，并负责确保您的收集及使用符合香港《个人资料（私隐）条例》（第 486 章）及其他适用法律。我们仅在为提供该功能、保障服务、（如适用）计费或计量用量，以及符合法律或争议解决要求而合理必要的期间内，保留与该功能相关的上传内容、提取结果及日志。
在适用的资料保护法律要求下，我们会依据以下法律基础处理您的个人资料：
我们不会出售您的个人资料。仅在以下情况下，我们可能分享个人资料：
我们会在提供服务、达成本政策所述目的、遵循法律义务、解决争议及执行协议所需的期间内保存个人资料；当不再需要时，会删除或匿名化该资料，除非法律要求继续保存。
我们采取管理、技术与实体层面的防护措施，确保您的个人资料与客户资料的保密性、完整性与可用性。这些措施包括但不限于：
若存放于服务内的客户数据包含您的客户或其他人士的个人资料，而该等个人资料的收集目的及使用目的由您决定，则按《个人资料（隐私）条例》（第486章）第2(1)条，您是资料使用者，本公司是资料处理者。就账户、账单及支持联络资料，以及有关使用服务的有限技术及安全日志而言，本公司是资料使用者。上述角色划分、本公司作为资料处理者的承诺、异地数据库备份的存放地，以及您把文件或链接发送给自己的客户之后对进一步转发所负的责任，载于使用条款第9条。如有不一致，以使用条款第9条为准。
本公司现时用于营运性数据库备份的异地存放库，是位于香港特别行政区的私有对象存储桶。上传至该存放库的备份对象，由本公司在上传前加密。此项说明只描述该等备份副本，并非描述用以营运服务的每一个系统，或每一项可选第三方功能的所在地。
若档案储存在您自己的 Google Drive 或其他第三方服务，其安全措施同样适用。我们建议您检视相关供应商的文件并妥善设置分享权限。
港秘书 由香港营运。依据您及我们服务供应商所在地，您的个人资料可能在资料保护法律不同的司法管辖区被处理；我们将采取适当措施，确保任何跨境传输均符合法律要求。
本公司上传的营运性数据库备份的异地副本，按本隐私政策「资料安全」一节所述，存放于香港。其他处理，包括您选择启用的可选功能，可按本隐私政策所述在其他地方进行。
若您使用第三方企业参考信息功能，查询请求及相关参考数据可能会传输至或由在不同司法管辖区营运的第三方提供者处理。使用该等功能，即表示您指示我们为返回所要求的参考结果，向该等提供者传输必要的查询参数。
若您使用 AI 证件导入功能，上传的文件内容及相关提取请求可能会传输至或由在不同司法管辖区（包括中国内地及／或该等提供者托管其模型的其他地区）营运的第三方 AI 提供者处理。使用该等功能，即表示您指示我们为返回提取结果，向该等提供者传输必要内容。
在适用法律允许的情况下，您可要求存取、修正、更新或删除个人资料，并可反对或限制特定处理，及提出资料可携要求。
您可透过以下联络方式行使上述权利；我们可能在处理前要求验证您的身分，并于法律要求时保留必要资料。
您可在帐户设置中管理电邮通讯偏好，或依照邮件内的退订指示操作。欲取消 港秘书 对 Google Drive 或其他整合的存取，请使用相关供应商的安全设置（Google 用户可前往 https://myaccount.google.com/permissions）。
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最后更新：November 04, 2026