Exigences de conformité TCSP · Obligations LAB/CTF · Date limite de dépôt au registre des sociétés · Difficultés du secrétaire général de Hong Kong
La conformité TCSP est déjà assez difficile. Votre logiciel ne devrait pas rendre les choses plus difficiles. Le système spécialement conçu pour les TCSP et les secrétaires d'entreprise de Hong Kong
Hong Kong TCSPs and company secretaries operate under mounting regulatory pressure — AML/CTF obligations, Companies Registry filing deadlines, SCR maintenance, and the ever-present risk of missed dates across a large client portfolio. CoSecHK was built to address exactly these challenges: one integrated system that handles the full compliance workflow, so your team spends less time firefighting and more time serving clients.
| Essai gratuit en un clic ! |
Accès rapide en 1 seconde, aucune inscription requiseLes données sont publiques et adaptées à des tests rapides. |
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Création rapide d'un compte et d'un système en 1 minute (Tutoriel)Les données sont confidentielles, des données réelles peuvent être saisies. |
Qu’exige réellement la conformité TCSP ?
Un fournisseur de services de fiducie ou d'entreprise (TCSP) agréé à Hong Kong doit simultanément se conformer à l'ordonnance sur les sociétés (Cap. 622) – tenue des registres statutaires, dépôt des déclarations annuelles et notification au registre des sociétés des changements de dirigeants – et à l'ordonnance anti-blanchiment d'argent (AMLO, Cap. 615), qui exige une diligence raisonnable systématique à l'égard de la clientèle, un contrôle des sanctions et des examens périodiques AML/CTF pour chaque client. Ces obligations ne diminuent pas à mesure que l’entreprise se développe ; ils se multiplient.
Le manque chronique de logiciels de secrétariat d’entreprise
For decades, Hong Kong company secretaries and TCSPs had two choices: expensive enterprise legal software designed for large law firms, or generic tools like Excel and Word that were never built for compliance workflows. A purpose-built, affordable system covering registers, AML, CR tasks, CRM, and invoicing in one place simply did not exist — until now. CoSecHK was designed from the ground up for this exact practice environment.
Six défis reconnus par chaque TCSP de Hong Kong
These are not hypothetical problems. They are the daily operational reality for Hong Kong TCSPs and company secretaries — and the reason CoSecHK was built.
Fardeau de la conformité LAB/CFT
Les PSST agréés doivent effectuer une diligence raisonnable à l’égard de la clientèle et conserver des dossiers AML/CTF continus pour chaque client. Sans approche systématique, les équipes passent des heures à rechercher manuellement des sanctions, à créer des formulaires KYC et à suivre des examens périodiques, avec un risque important de lacunes.
Les délais de dépôt des CR sous pression
Les déclarations annuelles, les paiements de prélèvements gouvernementaux, les renouvellements d'enregistrement des entreprises et les notifications de changement de dirigeant ont chacun des délais stricts. La gestion de ces informations dans des dizaines ou des centaines d'entreprises clientes dans des feuilles de calcul entraîne des dates manquées et des pénalités potentielles.
Pression réglementaire sur les PSST agréés
Depuis que la licence obligatoire TCSP est entrée en vigueur, le registre des sociétés peut inspecter les dossiers de conformité et imposer des sanctions. Les régulateurs s’attendent à des procédures cohérentes et vérifiables – et non à des fichiers ad hoc assemblés au moment de l’inspection.
Lacune de longue date dans les logiciels spécialement conçus
La plupart des secrétaires d'entreprise de Hong Kong s'appuient encore sur des feuilles de calcul, des documents Word et des applications déconnectées, car les logiciels conçus spécifiquement pour l'ensemble du flux de travail TCSP (registres, AML, tâches CR, CRM, facturation) sont depuis longtemps indisponibles à un prix pratique.
Données saisies plusieurs fois
Les coordonnées d'un administrateur sont enregistrées dans le dossier de la société, réinscrites dans le document de registre, à nouveau dans le formulaire KYC et à nouveau dans le modèle de déclaration annuelle. Chaque entrée dupliquée est une autre opportunité d'erreur et d'incohérence.
Évolutivité sur de nombreux clients
À mesure que les portefeuilles de clients augmentent, le volume de délais, d'examens et de mises à jour de registre augmente rapidement. Sans système centralisé, suivre ce qui est en suspens – et pour quel client – devient un défi opérationnel quotidien.
How CoSecHK Addresses Every TCSP Compliance Challenge
Une seule plateforme. Chaque module dont un TCSP ou un secrétaire d'entreprise de Hong Kong a besoin – intégré et non assemblé.
Rappels de délais automatisés
CoSecHK calculates CR filing deadlines from each company's incorporation date and sends reminders automatically. Annual returns, BRC renewals, and government levy due dates are tracked per company — no more manual calendar entries.
Module AML/CDD intégré
Contrôle des sanctions, génération de formulaires KYC, rapports de diligence raisonnable CDD et planification périodique des examens AML, le tout intégré dans le même système dans lequel vous conservez les registres de l'entreprise. Pas d'outils séparés, pas de nouvelle saisie des données.
Registres statutaires générés automatiquement
ROM, ROD, ROCS, SCR et RORD sont automatiquement renseignés à partir du profil de l'entreprise. Exportez des registres PDF professionnels à tout moment — formatés, bilingues et conformes à Cap. 622 exigences.
Saisissez les données une fois, utilisez-les partout
Les détails du directeur, de l'actionnaire et du secrétaire sont enregistrés une seule fois et réutilisés dans les registres, les formulaires KYC, les déclarations annuelles, les profils CDD et les flux de travail des tâches. Une source de vérité élimine les duplications et les incohérences.
Gestion des tâches et du flux de travail
Des workflows de tâches structurés guident les équipes tout au long des créations d'entreprises, des examens annuels, des changements de directeur et des désinscriptions. Chaque tâche suit le statut, la date d'échéance et l'achèvement, dans toutes les entreprises clientes, dans un seul tableau de bord.
Facturation et génération d'accords
Générez des contrats de service et des factures directement à partir du dossier client. Les tâches facturables sont liées aux éléments de facture, ce qui réduit les frais administratifs et garantit que rien n'est oublié lors de la facturation des services de secrétariat.
De l'intégration du client au dossier de conformité - dans un seul système
Ajouter une entreprise cliente
Enter the company details once. CoSecHK automatically calculates deadline dates, populates statutory registers, and makes the data available across all modules.
Recevez des rappels de délais
La déclaration annuelle, le renouvellement du BRC, l'examen AML et les rappels de mise à jour du registre sont générés automatiquement. Rien ne passe entre les mailles du filet dans votre portefeuille client.
Effectuer des tâches avec des données pré-remplies
When a task is due, CoSecHK pre-populates forms and templates with existing company and officer data. Review, adjust if needed, and export.
Tenir à jour des dossiers de conformité vérifiables
Chaque action (mise à jour du registre, examen AML, soumission CR) est horodatée et stockée. Votre dossier de conformité est toujours complet et prêt à être inspecté.
Key Compliance Deadlines CoSecHK Tracks For You
These are the recurring obligations that create deadline pressure across a company secretarial portfolio. CoSecHK calculates and tracks every one automatically.
Déclaration annuelle (NAR1)
Must be filed within 42 days of the company's incorporation anniversary. Late filing attracts a higher government fee. CoSecHK calculates and tracks this date per company automatically.
Renouvellement de l'enregistrement des entreprises
The Business Registration Certificate must be renewed annually. CoSecHK records the expiry date and generates a reminder ahead of the renewal window.
Changement de dirigeants / adresse enregistrée
Director appointments, resignations, and registered address changes must be notified to the Companies Registry within 15 days. CoSecHK links officer changes directly to reminder workflows.
Examens périodiques LAB/CDD
AMLO (Cap. 615) requires TCSPs to conduct regular CDD reviews. CoSecHK schedules review cycles per client and reopens the AML workflow with pre-populated data when a review is due.
Obligation de maintenance du SCR
The Significant Controllers Register must be kept up to date and made available to law enforcement on request. CoSecHK auto-syncs SCR entries when ownership or control changes are recorded.
Renouvellement de la licence TCSP
TCSP licences require periodic renewal. Failure to renew on time may affect the firm's ability to continue operating as a licensed service provider. CoSecHK can track licence expiry and send advance reminders.
Tout ce dont un TCSP de Hong Kong a besoin – intégré
- Suivi automatisé des délais CR (NAR1, BRC, changements d'officiers)
- Contrôle des sanctions AML/CTF (OFAC, ONU, HM Treasury, UE)
- Profils de diligence raisonnable client (CDD) par capacité
- Génération de formulaires KYC – pré-remplis à partir des enregistrements existants
- Statutory registers: ROM, ROD, ROCS, SCR, RORD
- Gestion des tâches avec des modèles de workflow
- Exportation PDF en un clic pour les registres et les rapports
- Sortie de documents bilingues (anglais + chinois traditionnel)
- Tableau de bord du portefeuille multi-clients
- Génération de factures et de contrats de service
- Recherche d'entreprises de Hong Kong et du continent pour une vérification CDD
- Enregistrements verrouillés et piste d'audit pour la préparation à l'inspection
Questions courantes sur la conformité TCSP et le logiciel de secrétaire d'entreprise
Quels sont les principaux défis de conformité pour les PSST de Hong Kong ?
Les PSST de Hong Kong sont confrontés à de multiples obligations de conformité qui se chevauchent : diligence raisonnable en matière de LBC/FT en vertu de l'AMLO (Cap. 615), tenue du registre légal en vertu de l'ordonnance sur les sociétés (Cap. 622), délais de dépôt des déclarations annuelles et des frais gouvernementaux au registre des sociétés, et contrôle KYC/CDD en cours. Leur gestion dans de nombreuses entreprises clientes – souvent avec des outils déconnectés – crée une charge opérationnelle importante.
Quelles sont les principales dates limites de dépôt du CR pour les entreprises de Hong Kong ?
Pour la plupart des sociétés privées de Hong Kong, la déclaration annuelle (NAR1) doit être déposée dans les 42 jours suivant la date anniversaire de constitution de la société. Le renouvellement du certificat d'enregistrement d'entreprise, le paiement des prélèvements gouvernementaux et les notifications de changement de dirigeant comportent chacun leurs propres délais légaux. Le non-respect de ces obligations entraîne des pénalités et peut affecter la bonne réputation de l'entreprise.
Pourquoi y a-t-il une lacune dans les logiciels de secrétaire d’entreprise spécialement conçus ?
Historically, Hong Kong company secretaries have relied on generic office tools — spreadsheets, Word templates, email — because most legal practice software was designed for large law firms and priced accordingly. Specialised TCSP and company secretarial software addressing the full workflow (registers, AML, CR submissions, CRM, invoicing) remained largely unavailable or unaffordable for smaller firms. CoSecHK was built specifically to close this gap.
Comment la pression réglementaire affecte-t-elle les sociétés TCSP agréées à Hong Kong ?
Depuis que les licences obligatoires TCSP sont entrées en vigueur, le registre des sociétés effectue des inspections de conformité et peut suspendre ou révoquer les licences des entreprises qui ne respectent pas leurs obligations AML/CDD. La barre réglementaire continue de s'élever : les entreprises doivent démontrer non seulement que des politiques existent, mais aussi que les procédures sont systématiquement suivies et que les registres sont vérifiables. Cela a rendu les flux de travail de conformité systématiques et pris en charge par logiciel essentiels plutôt que facultatifs.
How does CoSecHK help company secretaries manage multiple clients and deadlines?
CoSecHK centralises all client companies under one platform. Deadline reminders are generated automatically from each company's incorporation date, registration data, and task history. The built-in task management system tracks CR submissions, AML review cycles, register updates, and renewal workflows — giving company secretaries a real-time overview of outstanding obligations across their entire client portfolio.
Arrêtez la lutte contre les incendies. Commencez à fonctionner en toute confiance.
CoSecHK is purpose-built for Hong Kong TCSPs and company secretaries. Centralise your client records, automate deadline tracking, run AML/CDD from within your secretarial system, and maintain audit-ready compliance records — all in one place.
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