使用条款

欢迎使用 CoSecHK（港秘书）系统。本使用条款管辖您访问和使用由香港优软科技有限公司（以下简称"本公司"、"我们"）提供的港秘书平台和服务。通过访问或使用港秘书，您同意受本使用条款的约束。如果您不同意这些条款，请不要使用我们的服务。

1. 定义

  • "CoSecHK（港秘书）"或"系统" 是指由香港优软科技有限公司开发和运营的 CoSecHK（港秘书）系统，一个软体即服务（SaaS）平台。
  • "用户"或"您" 是指订阅和使用港秘书服务的任何个人或实体。
  • "客户数据" 是指用户通过系统输入、存储或处理的所有信息、数据和材料，包括但不限于客户公司信息、股东详情和尽职审查记录。
  • "服务" 是指通过港秘书平台提供的所有功能、特性和服务。

2. 服务描述

港秘书是一个基于订阅的SaaS平台，主要为香港信讬和公司服务提供商（TCSP）牌照持有人和公司秘书服务提供商设计。系统提供以下核心功能：

  • 存储和管理客户公司数据，包括公司信息、股东和股份详情以及用于尽职审查目的的背景信息；
  • 根据存储的数据生成香港公司注册处、税务局和客户公司内部使用的各种法定和非法定文件；
  • 在可用情况下，通过第三方软件指定接口（TPSI）或其他官方电子渠道，就支持的表格及资料向香港公司注册处进行电子拟备及在线递交，惟须受公司注册处的规格及可用性所规限；
  • 协助您记录尽职审查并生成定期合规报告的工具；
  • 透过支援的云端储存服务（例如 Google Drive）进行整合，协助您在已授权帐户内储存、建立、更新、下载及删除客户文件；

所有云端储存操作（包括建立、上传、编辑、移动、复制、下载及删除档案或资料夹）皆仅在您或您授权的使用者发起或排程时执行，并受您在整合设置时指定的范围与目录所限制。

CoSecHK 是软件工具。本公司不是信托或公司服务提供者，亦不提供法律、公司秘书、会计或监管申报服务。您须自行承担您业务适用的一切专业、法定及监管责任。

3. 用户资格和注册

要使用港秘书，您必须：

  • 是有权在香港提供公司秘书服务的法律实体或个人；
  • 在注册过程中提供准确、最新和完整的信息；
  • 维护并及时更新您的账户信息，以保持其准确、最新和完整；
  • 负责维护您的账户凭证的保密性以及在您账户下发生的所有活动。

您同意立即通知我们任何未经授权使用您的账户或任何其他安全漏洞。

4. 用户义务和责任

作为港秘书的用户，您同意：

  • 仅出于合法目的并根据本使用条款和所有适用法律法规使用服务；
  • 对您输入或上传到系统的所有客户数据的准确性、质量、完整性、合法性和适当性承担全部责任；
  • 确保您已从客户处获得所有必要的同意、许可和授权，以通过系统存储和处理他们的数据；
  • 遵守所有适用的数据保护法律，包括但不限于香港《个人资料（私隐）条例》（第486章）；
  • 不使用服务传输任何病毒、恶意软体或其他有害代码；
  • 不尝试未经授权访问系统、其他用户账户或与系统连接的计算机系统或网路；
  • 不干扰或破坏系统的完整性或性能或其中包含的数据。
  • 确保您拥有权限授权 港秘书 存取及处理任何连接至本服务的第三方储存帐户（例如 Google Drive）；
  • 定期检视并管理您透过第三方服务供应商授予 港秘书 的存取权限，并中止任何您不再使用的整合；
  • 不得透过本服务上传或存放任何违法、侵权或根据适用法律、专业规范或相关第三方政策所禁止的敏感内容；

当您连结第三方储存帐户时，即确认该行为不会违反您既有的合约或保密义务，并且您仍对所同步的内容承担全部责任。

5. 文件模板和生成内容

系统提供用于生成各种文件、报告和表格的模板和工具。您承认并同意：

  • 您对在使用或提交给任何机构之前审查、验证和批准通过系统生成的所有文件承担全部责任；
  • 如果您要求本公司创建自定义模板或使用特定文件格式，您保证此类模板不侵犯任何知识产权或违反任何法律；
  • 无论是由本公司提供还是应您的要求定制的，本公司对因使用模板或生成文件而产生的任何错误、不准确或法律问题概不负责；
  • 因使用侵权、非法或不准确的模板或文件而产生的任何法律后果应由您单独承担。

6. 电子递交及在线提交

系统可能提供功能，让您通过 TPSI 或其他官方电子递交渠道，以电子方式拟备及／或向香港公司注册处（「公司注册处」）提交表格、文件及客户数据（统称「电子递交功能」）。您确认并同意：

  • 电子递交功能仅作为便利资料传输的技术工具而提供。本公司并非政府机关，与公司注册处并无隶属关系，亦不会担任您的法律顾问、就监管目的而言的递交代理人，或公司注册处的代理人；
  • 您仍须以呈交人、申请人或递交一方（视情况而定）的身份，就任何递交所产生的一切法定、监管及专业义务独自承担全部责任，包括遵守《公司条例》（第622章）以及任何适用的期限、费用及要求；
  • 在您授权、确认或启动任何电子提交之前，您必须独立审阅、核实并批准拟提交的所有数据、表格及文件的完整性、准确性及适当性。您确认或启动提交，即构成您不可撤回地指示按当时所示内容传输所选数据；
  • 您须独自负责确保已取得客户的一切必要授权，以及用于提交的任何公司注册处、电子服务网站（e-Registry）或相关凭证、证书或账户均属有效、合法取得并妥善保管；
  • 电子递交功能的可用性、范围、格式及是否获接纳，取决于公司注册处的系统、API、规格、政策及运作状况，该等事项可能随时变更、受限、延迟或撤回，且无须事先通知本公司；
  • 本公司不保证任何特定表格或数据类型将获支持，亦不保证任何提交将获公司注册处成功接收、接纳、登记或处理，或任何递交将于任何特定时限内完成；
  • 在适用法律允许的最大范围内，本公司对于因电子递交功能或任何试图、失败、延迟、被拒或错误的提交而引起或与之相关的任何损失、损害、罚则、罚款、附加费、拒收、延误、传输不完整、对应或转换错误、系统或软件缺陷、网络故障、API 或接口变更、第三方中断或其他后果，概不承担责任；
  • 与任何递交有关而须向公司注册处或其他机关支付的任何政府费用、征费或收费，均由您独自承担，并与应付予本公司的订阅费用分开；
  • 您必须自行保存提交记录、确认回条、参考编号及相关通讯。系统日志或状态显示（如有）仅供方便参考，并非递交或获接纳的最终证明。

本使用条款的任何内容均不构成法律意见。您应就您的递交义务及任何提交内容自行取得独立的专业意见。

7. 第三方企业参考信息功能

系统可能提供可选功能，让您通过第三方商业数据服务搜索、查看、缓存并生成企业信息参考摘要（「第三方企业参考信息功能」）。该等功能并非任何政府机关出具的官方查册、证明、文件摘录或公示。

拟定使用者。 第三方企业参考信息功能拟供香港信托或公司服务提供者（TCSP）持牌人、律师行，以及其他受类似监管的专业服务提供者，就其正当客户工作作专业用途。使用该等功能，即表示您声明并保证您（或您所代表的机构）属于上述拟定使用者类别。

允许用途。 您仅可将第三方企业参考信息功能用于自身客户的尽职审查、认识你的客户（KYC）／客户尽职审查（CDD）、反洗钱（AML）合规，或其他与您提供服务相关的正当专业用途。您不得将该等功能用于批量采集、超出系统一般界面的数据抓取、转售、公开再分发，或任何非法用途。

访问或使用第三方企业参考信息功能，即表示您知悉并同意：

  • 任何结果、报告或摘要仅属第三方商业参考资料，不构成官方文书、法律意见、投资建议或结论性尽职审查结果；
  • 在依赖有关资料前，您必须通过官方渠道及其他可靠来源，独立核实重要信息；
  • 您使用该等功能及所得信息时，须遵守一切适用法律法规，包括香港法律，以及（如适用）相关司法管辖区法律；
  • 除为履行专业委托而合理必要地向自身客户提供外，您不得进一步分发、再授权、公开发布、出售或以其他方式商业利用通过该等功能取得的信息；
  • 您须就使用该等功能及所得信息，以及由此产生的任何法律、监管或商业后果，自行承担全部责任；
  • 若本公司合理相信您滥用该等功能或违反本使用条款，本公司可暂停、限制或终止您对该等功能的访问；以及
  • 在适用法律允许的最大范围内，本公司不对通过该等功能提供的第三方数据之不准确、不完整、延迟、遗漏或无法提供，或任何依赖该等数据所作决定承担责任。

使用第三方企业参考信息功能可能须另行支付代币或用量费用。首次使用前于画面作出的确认（如有显示）构成本使用条款的一部分。有关相关个人资料处理的进一步详情载于我们的隐私政策。

8. 数据安全和隐私

我们致力于根据适用的法律法规保护您的数据和客户数据。我们采取合理的技术及组织措施，旨在保护该等数据，其中可包括：

  • 对浏览器与服务器之间传输中的数据采用业界常用标准加密（例如 TLS）；
  • 采用防火墙、存取控制及监控等措施，以保护我们的基础设施；
  • 旨在区分不同客户账户资料的技术及组织措施；
  • 定期备份系统数据，以供营运恢复之用；
  • 系统界面上已开放的数据导出功能，以便您取回或迁移客户数据。

任何传输或储存方式都无法保证绝对安全。我们不保证不会发生未经授权的存取、遗失或窜改。我们的备份旨在供营运恢复之用，不能代替您自行保存的记录；对于您认为重要的客户数据，您应自行保留独立副本。

启用云端储存整合时，我们仅保存执行操作所需的最低限度中继资料与存取权杖，并采用业界标准加密方式保护。Google Drive 整合仅会在您指定的 Google Drive 资料夹内建立、检视及管理档案，我们不会取得这些档案的所有权。

若您授权 港秘书 存取 Google 服务，我们仅会依照 Google API Services User Data Policy（包括 Limited Use 要求）使用从 Google API 取得的资料，以提供您所要求的功能。我们不会出售或将 Google 使用者资料用于广告，除非出于安全、符合法规或获得您明确同意，否则不会有人为存取。您可随时透过 https://myaccount.google.com/permissions 取消 港秘书 的存取权。如操作需要下载档案内容以完成处理，我们只会于必要期间保留该内容，并在作业完成后立即删除。

我们不会故意向第三方披露、分享或出售您的数据或客户数据，除非：

  • 法律、法院命令或政府机构的要求；
  • 获得您的明确同意；
  • 向为提供、维护或保障本服务而代我们处理数据的服务供应商披露，惟该等供应商须受保密及资料保护义务约束；
  • 当您启动或授权电子递交功能时，向公司注册处或其他指定机关传输相关客户数据及文件；
  • 保护本公司、我们的用户或公众的权利、财产或安全。

有关我们如何收集、使用和保护您的数据的更多信息，请参阅我们的隐私政策。

9. 责任限制

在适用法律允许的最大范围内，本公司不对以下情况负责：

  • 任何间接、附带、特殊、后果性或惩罚性损害，包括但不限于利润、数据、使用、商誉或其他无形损失；
  • 因超出我们合理控制范围的事件（包括但不限于自然灾害、地震、洪水、火灾、战争、骚乱、恐怖袭击、第三方电讯或托管服务供应商故障，或其他不可预见或不可避免的情况）造成的未经授权存取、更改或删除您的数据而导致的任何损害；
  • 通过系统生成的内容或文件中的任何错误、不准确或遗漏；
  • 通过任何系统功能（包括第三方企业参考信息功能）提供的任何数据、搜索结果或信息之不准确、不完整、延迟或遗漏，以及依赖该等信息所作的任何决定或行动；
  • 基于通过系统生成的内容或文件而采取或未采取的任何行动；
  • 因电子递交功能引起或与之相关的任何损失、损害、罚则、罚款、附加费、费用或申索，包括向公司注册处或任何其他机关作出的任何试图、失败、延迟、被拒、不完整或错误的提交；
  • 因您使用第三方企业参考信息功能或第三方企业参考数据而引起或与之相关的任何损失、损害、索赔或监管后果；
  • 因您未能维护账户凭证的安全而导致的任何损失或损害；
  • 服务的任何中断、暂停或终止，无论是临时的还是永久的；
  • 因使用您提供或应您要求提供的侵权、非法或不准确的模板或文件而产生的任何法律后果。

无论如何，本公司对您因这些使用条款或服务引起或与之相关的所有索赔的总责任不应超过您在引起责任的事件之前十二（12）个月内向本公司支付的金额。

10. 免责声明

服务按"现状"和"可用"提供，不提供任何明示或暗示的保证。在法律允许的最大范围内，本公司否认所有保证，包括但不限于：

  • 适销性、特定用途适用性和不侵权的保证；
  • 服务将不间断、及时、安全或无错误的保证；
  • 关于通过系统生成的任何内容或文件的准确性、可靠性或完整性的保证；
  • 服务中的任何缺陷将被纠正的保证。

本公司不保证服务将满足您的要求或期望，您使用服务需自行承担风险。

11. 赔偿

您同意赔偿、辩护并使本公司、其关联公司、高级职员、董事、员工、代理人和许可方免受因以下原因引起或与之相关的任何索赔、责任、损害、损失、成本、费用或费用（包括合理的律师费）：

  • 您对服务的使用或滥用；
  • 您违反本使用条款；
  • 您侵犯任何其他方的权利，包括任何知识产权；
  • 您通过系统提供或处理的任何客户数据；
  • 您提供或要求的任何文件或模板，或基于此类模板通过系统生成的任何文件。
  • 您通过系统启动、授权或指示的任何电子递交、提交或传输，包括其中所载的任何客户数据。
  • 您对第三方企业参考信息功能的使用，包括对通过系统取得的第三方企业参考数据的任何再分发或依赖。

12. 知识产权

系统，包括所有软体、源代码、设计、图形、用户界面和内容（不包括客户数据），由本公司拥有并受知识产权法保护。您承认：

  • 本公司保留系统的所有权利、所有权和利益；
  • 您被授予有限的、非排他性的、不可转让的、可撤销的许可，仅根据本使用条款为您的业务目的访问和使用服务；
  • 您不得复制、修改、分发、出售、租赁或逆向工程系统的任何部分；
  • 您保留对客户数据的所有权利、所有权和利益。

13. 订阅和付款

访问港秘书需要付费订阅。通过订阅我们的服务：

  • 您同意支付与您选择的订阅计划相关的所有费用；
  • 订阅费用以循环方式（每月或每年）提前计费，除非另有说明；
  • 所有费用均不可退还，除非我们的退款政策中明确规定；
  • 我们可不时调整收费。对现有订户而言，收费变更将自下一续费期起生效，除非法律另有规定或与您另有约定；
  • 未能支付订阅费用可能导致您的账户和对服务的访问被暂停或终止。

14. 服务修改和终止

本公司保留以下权利：

  • 修改、暂停或中止服务的任何方面。在可行情况下，我们会给予合理事先通知，但如我们合理认为基于安全、法律或营运理由需要立即采取行动，则不在此限；
  • 更新、升级或更改系统功能和特性；
  • 如果您违反本使用条款或从事任何欺诈、滥用或非法活动，则暂停或终止您的账户和对服务的访问；
  • 执行可能暂时中断对服务的访问的计划或紧急维护。

在您的订阅终止后，您对服务的访问将停止，我们可能会根据我们的数据保留政策删除您的账户和客户数据。我们建议您在终止前导出数据。

15. 第三方服务和链接

系统可能包含指向第三方网站、服务或资源的链接或与之集成。本公司：

  • 不认可或承担任何第三方服务或内容的任何责任；
  • 不对此类第三方服务的可用性、准确性或内容负责；
  • 不对您使用或依赖任何第三方服务而造成的任何损害或损失负责。

您对第三方服务的使用受其各自的条款和条件以及隐私政策的约束。

针对 Google Drive 等整合服务，您同意并知悉：

  • 档案的储存与可用性受该第三方服务供应商的适用条款所约束，如因该供应商发生中断或资料遗失，本公司不承担责任；
  • 您有责任审阅第三方服务供应商的服务条款、私隐政策与安全文件，以确保其符合您的合规要求。

16. 保密性

双方承认，在使用服务的过程中，他们可能会访问机密信息。各方同意：

  • 对另一方披露的所有机密信息保密；
  • 仅出于本使用条款所拟定的目的使用该等机密信息，包括（就本公司而言）提供、维护及保障本服务；
  • 未经事先书面同意，不得向任何第三方披露机密信息，惟下列情况除外：(a) 向为提供、维护或保障本服务而有需要知悉，且受保密义务约束的服务供应商、承办商或专业顾问披露；(b) 法律、法院命令或政府机关所要求；或 (c) 该信息并非因违反本使用条款而已经或成为公开可得。

17. 遵守法律

您同意在使用服务时遵守所有适用的法律法规，包括但不限于：

  • 香港《公司条例》（第622章）；
  • 香港《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第615章）；
  • 香港《个人资料（私隐）条例》（第486章）；
  • 就第三方企业参考信息功能而言，香港及相关司法管辖区一切适用法律法规（详见本使用条款第 7 条）；
  • 所有其他适用的地方、国家和国际法律法规。

18. 管辖法律和争议解决

本使用条款应根据香港特别行政区的法律管辖和解释，而不考虑其法律冲突条款。因本使用条款或服务引起或与之相关的任何争议应受香港法院的专属管辖。

19. 可分割性

如果本使用条款的任何条款被认定为无效、非法或不可执行，其馀条款应继续完全有效。无效、非法或不可执行的条款应由最接近原条款意图的有效条款替换。

20. 完整协议

本使用条款连同我们的隐私政策和退款政策构成您与本公司之间关于使用服务的完整协议，并取代您与本公司之间所有先前或同时的口头或书面通信和提议。

21. 准据语言

本使用条款可能以多种语言提供。如不同语言版本之间有任何不一致、冲突或歧义，概以繁体中文版本为准。

22. 条款修订

本公司保留随时修改本使用条款的权利。我们将通过以下方式通知您任何重大变更：

  • 在系统上发布修订后的使用条款并注明更新的生效日期；
  • 向您的注册电子邮箱地址发送通知。

在修订后的使用条款生效日期之后继续使用服务即表示您接受这些变更。如果您不同意修订后的条款，则必须停止使用服务。

23. 联系信息

如果您对本使用条款或服务有任何疑问或疑虑，请通过以下方式与我们联系：

Cloudsoft Technology Limited
电子邮箱：[email protected]

最后更新：August 31, 2026