欢迎使用 CoSecHK（港秘书）系统。本使用条款管辖您访问和使用由香港优软科技有限公司（以下简称"本公司"、"我们"）提供的港秘书平台和服务。通过访问或使用港秘书，您同意受本使用条款的约束。如果您不同意这些条款，请不要使用我们的服务。
港秘书是一个基于订阅的SaaS平台，主要为香港信讬和公司服务提供商（TCSP）牌照持有人和公司秘书服务提供商设计。系统提供以下核心功能：
所有云端储存操作（包括建立、上传、编辑、移动、复制、下载及删除档案或资料夹）皆仅在您或您授权的使用者发起或排程时执行，并受您在整合设置时指定的范围与目录所限制。
CoSecHK 是软件工具。本公司不是信托或公司服务提供者，亦不提供法律、公司秘书、会计或监管申报服务。您须自行承担您业务适用的一切专业、法定及监管责任。
要使用港秘书，您必须：
您同意立即通知我们任何未经授权使用您的账户或任何其他安全漏洞。
作为港秘书的用户，您同意：
当您连结第三方储存帐户时，即确认该行为不会违反您既有的合约或保密义务，并且您仍对所同步的内容承担全部责任。
系统提供用于生成各种文件、报告和表格的模板和工具。您承认并同意：
系统可能提供功能，让您通过 TPSI 或其他官方电子递交渠道，以电子方式拟备及／或向香港公司注册处（「公司注册处」）提交表格、文件及客户数据（统称「电子递交功能」）。您确认并同意：
本使用条款的任何内容均不构成法律意见。您应就您的递交义务及任何提交内容自行取得独立的专业意见。
系统可能提供可选功能，让您通过第三方商业数据服务搜索、查看、缓存并生成企业信息参考摘要（「第三方企业参考信息功能」）。该等功能并非任何政府机关出具的官方查册、证明、文件摘录或公示。
拟定使用者。 第三方企业参考信息功能拟供香港信托或公司服务提供者（TCSP）持牌人、律师行，以及其他受类似监管的专业服务提供者，就其正当客户工作作专业用途。使用该等功能，即表示您声明并保证您（或您所代表的机构）属于上述拟定使用者类别。
允许用途。 您仅可将第三方企业参考信息功能用于自身客户的尽职审查、认识你的客户（KYC）／客户尽职审查（CDD）、反洗钱（AML）合规，或其他与您提供服务相关的正当专业用途。您不得将该等功能用于批量采集、超出系统一般界面的数据抓取、转售、公开再分发，或任何非法用途。
访问或使用第三方企业参考信息功能，即表示您知悉并同意：
使用第三方企业参考信息功能可能须另行支付代币或用量费用。首次使用前于画面作出的确认（如有显示）构成本使用条款的一部分。有关相关个人资料处理的进一步详情载于我们的隐私政策。
系统可能提供可选功能，让您上传身份证明文件、住址证明及类似材料的图像或文件，以便第三方人工智能（AI）模型协助将结构化信息提取至 CoSecHK 表格（「AI 证件导入功能」）。
启用、确认或使用 AI 证件导入功能，即表示您知悉并同意：
有关相关个人资料如何处理的进一步详情载于我们的隐私政策。
我们致力于根据适用的法律法规保护您的数据和客户数据。我们采取合理的技术及组织措施，旨在保护该等数据，其中可包括：
任何传输或储存方式都无法保证绝对安全。我们不保证不会发生未经授权的存取、遗失或窜改。我们的备份旨在供营运恢复之用，不能代替您自行保存的记录；对于您认为重要的客户数据，您应自行保留独立副本。
资料使用者与资料处理者。 就客户数据所载、由您为自身专业委聘而收集，并输入、上传或以其他方式指示本公司通过系统持有或处理的个人资料（包括您的客户或其他人士的身份证明文件号码、护照号码、住址、出生日期及同类详情）（「客户个人资料」）而言，按《个人资料（隐私）条例》（第486章）（「《隐私条例》」）第2(1)条的涵义，您是资料使用者，本公司是资料处理者。客户个人资料的收集目的及使用目的由您控制。本公司只按您的指示（包括您使用系统所构成的指示），为提供、维持、保障及备份服务而处理客户个人资料，并不为本公司自身的目的而处理，但香港现行法律另有规定者除外。
上一段不适用于由本公司自行控制其收集及使用的个人资料，包括账户、账单及支持联络资料，以及有关使用服务的有限技术及安全日志。就该等个人资料而言，本公司是资料使用者。本使用条款并不委任本公司为您的法律顾问、公司秘书、信托或公司服务提供者或递交代理人，亦不把您在《隐私条例》、《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第615章）或任何专业守则下的责任转予本公司。
就客户个人资料而言，您作为资料使用者，仍须独自负责遵守《隐私条例》。该责任包括保障资料第1原则（收集目的及方式）、保障资料第2原则（准确性及保留期间）、保障资料第3原则（使用；按《隐私条例》，使用包括披露及转移个人资料）、保障资料第4原则（个人资料的保安）及保障资料第6原则（查阅及改正）。您保证，在通过系统收集、持有、处理或使用客户个人资料，或向任何人披露该等资料之前，您已给予《隐私条例》所要求的一切通知，并已取得《隐私条例》所要求的一切订明同意。
下列承诺，即为《隐私条例》附表1保障资料第2原则第(3)款及第4原则第(2)款所拟的合约方式。就客户个人资料而言，本公司须：
异地备份。 本公司现时用于营运性数据库备份的异地存放库，是位于香港特别行政区的私有对象存储桶。于本使用条款的日期，该存放库由阿里云对象存储服务的香港地域提供。本公司再委聘该服务提供者为资料处理者，只委其存储该等备份对象。上传至该存放库的备份对象，由本公司在上传前以 AES-256-GCM 或强度不低于此的另一种认证加密算法加密，因此不会以明文数据库转储的形式存放于该处。本公司把该加密所用的密钥与备份对象分开保管。本段只描述该等异地备份副本，并非陈述用以营运服务的每一个系统，或您选择启用的功能所再委聘的每一位资料处理者，均位于香港。若有较早前存放于先前存放库的备份副本，则不属本段范围；本公司在信纳该等副本并非营运恢复所需的唯一副本后，须将其移除。若现时异地备份存放库所在地域有所改变，本公司将修改本条。
您须遵守不时生效的《隐私条例》，包括在任何限制把个人资料转移至香港境外的条文生效并实施时，遵守该等限制。本公司所作的备份只供营运恢复，并不视为您已履行自行备存记录的责任，包括《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第615章）适用于您的任何备存记录责任。
向您自己的客户传送。 您可为您所提供的专业服务，把由客户数据产生的文件、文件副本或链接传送给您自己的客户。在您与本公司之间：
凡系统为供您把某一特定文件发送给您自己的客户而产生链接（「客户分享链接」），该链接并非永久公开的网址。该链接只在产生时所示的到期时间之前有效，而该到期时间不得迟于产生后七（7）日。您可在到期前将其撤销。该链接只对应该一个文件。到期或撤销之后，系统无义务再接受该链接。系统为让您本人打开文件而显示的地址，并不单因被显示而成为客户分享链接。您不得把该等地址描述为永久公开地址或客户分享链接。您若仍然传送该等地址，本条所定的责任划分全部适用。
本条并不排除或限制任何根据香港法律不得合法排除或限制的法律责任。
启用云端储存整合时，我们仅保存执行操作所需的最低限度中继资料与存取权杖，并采用业界标准加密方式保护。Google Drive 整合仅会在您指定的 Google Drive 资料夹内建立、检视及管理档案，我们不会取得这些档案的所有权。
若您授权 港秘书 存取 Google 服务，我们仅会依照 Google API Services User Data Policy（包括 Limited Use 要求）使用从 Google API 取得的资料，以提供您所要求的功能。我们不会出售或将 Google 使用者资料用于广告，除非出于安全、符合法规或获得您明确同意，否则不会有人为存取。您可随时透过 https://myaccount.google.com/permissions 取消 港秘书 的存取权。如操作需要下载档案内容以完成处理，我们只会于必要期间保留该内容，并在作业完成后立即删除。
我们不会故意向第三方披露、分享或出售您的数据或客户数据，除非：
有关我们如何收集、使用和保护您的数据的更多信息，请参阅我们的隐私政策。
在适用法律允许的最大范围内，本公司不对以下情况负责：
无论如何，本公司对您因这些使用条款或服务引起或与之相关的所有索赔的总责任不应超过您在引起责任的事件之前十二（12）个月内向本公司支付的金额。
服务按"现状"和"可用"提供，不提供任何明示或暗示的保证。在法律允许的最大范围内，本公司否认所有保证，包括但不限于：
本公司不保证服务将满足您的要求或期望，您使用服务需自行承担风险。
您同意赔偿、辩护并使本公司、其关联公司、高级职员、董事、员工、代理人和许可方免受因以下原因引起或与之相关的任何索赔、责任、损害、损失、成本、费用或费用（包括合理的律师费）：
系统，包括所有软体、源代码、设计、图形、用户界面和内容（不包括客户数据），由本公司拥有并受知识产权法保护。您承认：
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在您的订阅终止后，您对服务的访问将停止，我们可能会根据我们的数据保留政策删除您的账户和客户数据。我们建议您在终止前导出数据。
系统可能包含指向第三方网站、服务或资源的链接或与之集成。本公司：
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针对 Google Drive 等整合服务，您同意并知悉：
双方承认，在使用服务的过程中，他们可能会访问机密信息。各方同意：
您同意在使用服务时遵守所有适用的法律法规，包括但不限于：
本使用条款应根据香港特别行政区的法律管辖和解释，而不考虑其法律冲突条款。因本使用条款或服务引起或与之相关的任何争议应受香港法院的专属管辖。
如果本使用条款的任何条款被认定为无效、非法或不可执行，其馀条款应继续完全有效。无效、非法或不可执行的条款应由最接近原条款意图的有效条款替换。
本使用条款连同我们的隐私政策和退款政策构成您与本公司之间关于使用服务的完整协议，并取代您与本公司之间所有先前或同时的口头或书面通信和提议。
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本公司保留随时修改本使用条款的权利。我们将通过以下方式通知您任何重大变更：
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最后更新：October 26, 2026