使用條款

歡迎使用 CoSecHK（港秘書）系統。本使用條款管轄您訪問和使用由香港優軟科技有限公司（以下簡稱"本公司"、"我們"）提供的港秘書平台和服務。通過訪問或使用港秘書，您同意受本使用條款的約束。如果您不同意這些條款，請不要使用我們的服務。

1. 定義

  • "CoSecHK（港秘書）"或"系統" 是指由香港優軟科技有限公司開發和運營的 CoSecHK（港秘書）系統，一個軟件即服務（SaaS）平台。
  • "用戶"或"您" 是指訂閱和使用港秘書服務的任何個人或實體。
  • "客戶數據" 是指用戶通過系統輸入、存儲或處理的所有信息、數據和材料，包括但不限於客戶公司信息、股東詳情和盡職審查記錄。
  • "服務" 是指通過港秘書平台提供的所有功能、特性和服務。

2. 服務描述

港秘書是一個基於訂閱的SaaS平台，主要為香港信託和公司服務提供商（TCSP）牌照持有人和公司秘書服務提供商設計。系統提供以下核心功能：

  • 存儲和管理客戶公司數據，包括公司信息、股東和股份詳情以及用於盡職審查目的的背景信息；
  • 根據存儲的數據生成香港公司註冊處、稅務局和客戶公司內部使用的各種法定和非法定文件；
  • 在可用情況下，透過第三方軟件指定介面（TPSI）或其他官方電子渠道，就支援的表格及資料向香港公司註冊處進行電子擬備及線上遞交，惟須受公司註冊處的規格及可用性所規限；
  • 協助您記錄盡職審查並生成定期合規報告的工具；
  • 透過支援的雲端儲存服務（例如 Google Drive）進行整合，協助您在已授權帳戶內儲存、建立、更新、下載及刪除客戶文件；

所有雲端儲存操作（包括建立、上傳、編輯、移動、複製、下載及刪除檔案或資料夾）皆僅在您或您授權的使用者發起或排程時執行，並受您在整合設定時指定的範圍與目錄所限制。

CoSecHK 是軟件工具。本公司不是信託或公司服務提供者，亦不提供法律、公司秘書、會計或監管申報服務。您須自行承擔您業務適用的一切專業、法定及監管責任。

3. 用戶資格和註冊

要使用港秘書，您必須：

  • 是有權在香港提供公司秘書服務的法律實體或個人；
  • 在註冊過程中提供準確、最新和完整的信息；
  • 維護並及時更新您的賬戶信息，以保持其準確、最新和完整；
  • 負責維護您的賬戶憑證的保密性以及在您賬戶下發生的所有活動。

您同意立即通知我們任何未經授權使用您的賬戶或任何其他安全漏洞。

4. 用戶義務和責任

作為港秘書的用戶，您同意：

  • 僅出於合法目的並根據本使用條款和所有適用法律法規使用服務；
  • 對您輸入或上傳到系統的所有客戶數據的準確性、質量、完整性、合法性和適當性承擔全部責任；
  • 確保您已從客戶處獲得所有必要的同意、許可和授權，以通過系統存儲和處理他們的數據；
  • 遵守所有適用的數據保護法律，包括但不限於香港《個人資料（私隱）條例》（第486章）；
  • 不使用服務傳輸任何病毒、惡意軟件或其他有害代碼；
  • 不嘗試未經授權訪問系統、其他用戶賬戶或與系統連接的計算機系統或網絡；
  • 不干擾或破壞系統的完整性或性能或其中包含的數據。
  • 確保您擁有權限授權 港秘書 存取及處理任何連接至本服務的第三方儲存帳戶（例如 Google Drive）；
  • 定期檢視並管理您透過第三方服務供應商授予 港秘書 的存取權限，並中止任何您不再使用的整合；
  • 不得透過本服務上傳或存放任何違法、侵權或根據適用法律、專業規範或相關第三方政策所禁止的敏感內容；

當您連結第三方儲存帳戶時，即確認該行為不會違反您既有的合約或保密義務，並且您仍對所同步的內容承擔全部責任。

5. 文件模板和生成內容

系統提供用於生成各種文件、報告和表格的模板和工具。您承認並同意：

  • 您對在使用或提交給任何機構之前審查、驗證和批准通過系統生成的所有文件承擔全部責任；
  • 如果您要求本公司創建自定義模板或使用特定文件格式，您保證此類模板不侵犯任何知識產權或違反任何法律；
  • 無論是由本公司提供還是應您的要求定制的，本公司對因使用模板或生成文件而產生的任何錯誤、不準確或法律問題概不負責；
  • 因使用侵權、非法或不準確的模板或文件而產生的任何法律後果應由您單獨承擔。

6. 電子遞交及線上提交

系統可能提供功能，讓您透過 TPSI 或其他官方電子遞交渠道，以電子方式擬備及／或向香港公司註冊處（「公司註冊處」）提交表格、文件及客戶數據（統稱「電子遞交功能」）。您確認並同意：

  • 電子遞交功能僅作為便利資料傳輸的技術工具而提供。本公司並非政府機關，與公司註冊處並無隸屬關係，亦不會擔任您的法律顧問、就監管目的而言的遞交代理人，或公司註冊處的代理人；
  • 您仍須以呈交人、申請人或遞交一方（視情況而定）的身分，就任何遞交所產生的一切法定、監管及專業義務獨自承擔全部責任，包括遵守《公司條例》（第622章）以及任何適用的期限、費用及要求；
  • 在您授權、確認或啟動任何電子提交之前，您必須獨立審閱、核實並批准擬提交的所有數據、表格及文件的完整性、準確性及適當性。您確認或啟動提交，即構成您不可撤回地指示按當時所示內容傳輸所選數據；
  • 您須獨自負責確保已取得客戶的一切必要授權，以及用於提交的任何公司註冊處、電子服務網站（e-Registry）或相關憑證、證書或帳戶均屬有效、合法取得並妥善保管；
  • 電子遞交功能的可用性、範圍、格式及是否獲接納，取決於公司註冊處的系統、API、規格、政策及運作狀況，該等事項可能隨時變更、受限、延遲或撤回，且無須事先通知本公司；
  • 本公司不保證任何特定表格或數據類型將獲支援，亦不保證任何提交將獲公司註冊處成功接收、接納、登記或處理，或任何遞交將於任何特定時限內完成；
  • 在適用法律允許的最大範圍內，本公司對於因電子遞交功能或任何試圖、失敗、延遲、被拒或錯誤的提交而引起或與之相關的任何損失、損害、罰則、罰款、附加費、拒收、延誤、傳輸不完整、對應或轉換錯誤、系統或軟件缺陷、網絡故障、API 或介面變更、第三方中斷或其他後果，概不承擔責任；
  • 與任何遞交有關而須向公司註冊處或其他機關支付的任何政府費用、徵費或收費，均由您獨自承擔，並與應付予本公司的訂閱費用分開；
  • 您必須自行保存提交記錄、確認回條、參考編號及相關通訊。系統日誌或狀態顯示（如有）僅供方便參考，並非遞交或獲接納的最終證明。

本使用條款的任何內容均不構成法律意見。您應就您的遞交義務及任何提交內容自行取得獨立的專業意見。

7. 第三方企業參考資訊功能

系統可能提供可選功能，讓您透過第三方商業數據服務搜尋、查看、緩存並生成企業資訊參考摘要（「第三方企業參考資訊功能」）。該等功能並非任何政府機關出具的官方查冊、證明、文件摘錄或公示。

擬定使用者。 第三方企業參考資訊功能擬供香港信託或公司服務提供者（TCSP）持牌人、律師行，以及其他受類似規管的專業服務提供者，就其正當客戶工作作專業用途。使用該等功能，即表示您聲明並保證您（或您所代表的機構）屬於上述擬定使用者類別。

允許用途。 您僅可將第三方企業參考資訊功能用於自身客戶的盡職審查、認識你的客戶（KYC）／客戶盡職審查（CDD）、打擊洗錢（AML）合規，或其他與您提供服務相關的正當專業用途。您不得將該等功能用於批量採集、超出系統一般介面的數據抓取、轉售、公開再分發，或任何非法用途。

訪問或使用第三方企業參考資訊功能，即表示您知悉並同意：

  • 任何結果、報告或摘要僅屬第三方商業參考資料，不構成官方文書、法律意見、投資建議或結論性盡職審查結果；
  • 在依賴有關資料前，您必須透過官方渠道及其他可靠來源，獨立核實重要資訊；
  • 您使用該等功能及所得資訊時，須遵守一切適用法律法規，包括香港法律，以及（如適用）相關司法管轄區法律；
  • 除為履行專業委託而合理必要地向自身客戶提供外，您不得進一步分發、再授權、公開發布、出售或以其他方式商業利用透過該等功能取得的資訊；
  • 您須就使用該等功能及所得資訊，以及由此產生的任何法律、監管或商業後果，自行承擔全部責任；
  • 若本公司合理相信您濫用該等功能或違反本使用條款，本公司可暫停、限制或終止您對該等功能的訪問；以及
  • 在適用法律允許的最大範圍內，本公司不對透過該等功能提供的第三方數據之不準確、不完整、延遲、遺漏或無法提供，或任何依賴該等數據所作決定承擔責任。

使用第三方企業參考資訊功能可能須另行支付代幣或用量費用。首次使用前於畫面作出的確認（如有顯示）構成本使用條款的一部分。有關相關個人資料處理的進一步詳情載於我們的私隱政策。

8. 數據安全和隱私

我們致力於根據適用的法律法規保護您的數據和客戶數據。我們採取合理的技術及組織措施，旨在保護該等數據，其中可包括：

  • 對瀏覽器與伺服器之間傳輸中的數據採用業界常用標準加密（例如 TLS）；
  • 採用防火牆、存取控制及監控等措施，以保護我們的基礎設施；
  • 旨在區分不同客戶帳戶資料的技術及組織措施；
  • 定期備份系統數據，以供營運恢復之用；
  • 系統介面上已開放的數據導出功能，以便您取回或遷移客戶數據。

任何傳輸或儲存方式都無法保證絕對安全。我們不保證不會發生未經授權的存取、遺失或竄改。我們的備份旨在供營運恢復之用，不能代替您自行保存的記錄；對於您認為重要的客戶數據，您應自行保留獨立副本。

啟用雲端儲存整合時，我們僅保存執行操作所需的最低限度中繼資料與存取權杖，並採用業界標準加密方式保護。Google Drive 整合僅會在您指定的 Google Drive 資料夾內建立、檢視及管理檔案，我們不會取得這些檔案的所有權。

若您授權 港秘書 存取 Google 服務，我們僅會依照 Google API Services User Data Policy（包括 Limited Use 要求）使用從 Google API 取得的資料，以提供您所要求的功能。我們不會出售或將 Google 使用者資料用於廣告，除非出於安全、符合法規或獲得您明確同意，否則不會有人為存取。您可隨時透過 https://myaccount.google.com/permissions 取消 港秘書 的存取權。如操作需要下載檔案內容以完成處理，我們只會於必要期間保留該內容，並在作業完成後立即刪除。

我們不會故意向第三方披露、分享或出售您的數據或客戶數據，除非：

  • 法律、法院命令或政府機構的要求；
  • 獲得您的明確同意；
  • 向為提供、維護或保障本服務而代我們處理數據的服務供應商披露，惟該等供應商須受保密及資料保護義務約束；
  • 當您啟動或授權電子遞交功能時，向公司註冊處或其他指定機關傳輸相關客戶數據及文件；
  • 保護本公司、我們的用戶或公眾的權利、財產或安全。

有關我們如何收集、使用和保護您的數據的更多信息，請參閱我們的隱私政策。

9. 責任限制

在適用法律允許的最大範圍內，本公司不對以下情況負責：

  • 任何間接、附帶、特殊、後果性或懲罰性損害，包括但不限於利潤、數據、使用、商譽或其他無形損失；
  • 因超出我們合理控制範圍的事件（包括但不限於自然災害、地震、洪水、火災、戰爭、騷亂、恐怖襲擊、第三方電訊或託管服務供應商故障，或其他不可預見或不可避免的情況）造成的未經授權存取、更改或刪除您的數據而導致的任何損害；
  • 通過系統生成的內容或文件中的任何錯誤、不準確或遺漏；
  • 透過任何系統功能（包括第三方企業參考資訊功能）提供的任何數據、搜尋結果或資訊之不準確、不完整、延遲或遺漏，以及依賴該等資訊所作的任何決定或行動；
  • 基於通過系統生成的內容或文件而採取或未採取的任何行動；
  • 因電子遞交功能引起或與之相關的任何損失、損害、罰則、罰款、附加費、費用或申索，包括向公司註冊處或任何其他機關作出的任何試圖、失敗、延遲、被拒、不完整或錯誤的提交；
  • 因您使用第三方企業參考資訊功能或第三方企業參考數據而引起或與之相關的任何損失、損害、申索或監管後果；
  • 因您未能維護賬戶憑證的安全而導致的任何損失或損害；
  • 服務的任何中斷、暫停或終止，無論是臨時的還是永久的；
  • 因使用您提供或應您要求提供的侵權、非法或不準確的模板或文件而產生的任何法律後果。

無論如何，本公司對您因這些使用條款或服務引起或與之相關的所有索賠的總責任不應超過您在引起責任的事件之前十二（12）個月內向本公司支付的金額。

10. 免責聲明

服務按"現狀"和"可用"提供，不提供任何明示或暗示的保證。在法律允許的最大範圍內，本公司否認所有保證，包括但不限於：

  • 適銷性、特定用途適用性和不侵權的保證；
  • 服務將不間斷、及時、安全或無錯誤的保證；
  • 關於通過系統生成的任何內容或文件的準確性、可靠性或完整性的保證；
  • 服務中的任何缺陷將被糾正的保證。

本公司不保證服務將滿足您的要求或期望，您使用服務需自行承擔風險。

11. 賠償

您同意賠償、辯護並使本公司、其關聯公司、高級職員、董事、員工、代理人和許可方免受因以下原因引起或與之相關的任何索賠、責任、損害、損失、成本、費用或費用（包括合理的律師費）：

  • 您對服務的使用或濫用；
  • 您違反本使用條款；
  • 您侵犯任何其他方的權利，包括任何知識產權；
  • 您通過系統提供或處理的任何客戶數據；
  • 您提供或要求的任何文件或模板，或基於此類模板通過系統生成的任何文件。
  • 您透過系統啟動、授權或指示的任何電子遞交、提交或傳輸，包括其中所載的任何客戶數據。
  • 您對第三方企業參考資訊功能的使用，包括對透過系統取得的第三方企業參考數據的任何再分發或依賴。

12. 知識產權

系統，包括所有軟件、源代碼、設計、圖形、用戶界面和內容（不包括客戶數據），由本公司擁有並受知識產權法保護。您承認：

  • 本公司保留系統的所有權利、所有權和利益；
  • 您被授予有限的、非排他性的、不可轉讓的、可撤銷的許可，僅根據本使用條款為您的業務目的訪問和使用服務；
  • 您不得複製、修改、分發、出售、租賃或逆向工程系統的任何部分；
  • 您保留對客戶數據的所有權利、所有權和利益。

13. 訂閱和付款

訪問港秘書需要付費訂閱。通過訂閱我們的服務：

  • 您同意支付與您選擇的訂閱計劃相關的所有費用；
  • 訂閱費用以循環方式（每月或每年）提前計費，除非另有說明；
  • 所有費用均不可退還，除非我們的退款政策中明確規定；
  • 我們可不時調整收費。對現有訂戶而言，收費變更將自下一續費期起生效，除非法律另有規定或與您另有約定；
  • 未能支付訂閱費用可能導致您的賬戶和對服務的訪問被暫停或終止。

14. 服務修改和終止

本公司保留以下權利：

  • 修改、暫停或中止服務的任何方面。在可行情況下，我們會給予合理事先通知，但如我們合理認為基於安全、法律或營運理由需要立即採取行動，則不在此限；
  • 更新、升級或更改系統功能和特性；
  • 如果您違反本使用條款或從事任何欺詐、濫用或非法活動，則暫停或終止您的賬戶和對服務的訪問；
  • 執行可能暫時中斷對服務的訪問的計劃或緊急維護。

在您的訂閱終止後，您對服務的訪問將停止，我們可能會根據我們的數據保留政策刪除您的賬戶和客戶數據。我們建議您在終止前導出數據。

15. 第三方服務和鏈接

系統可能包含指向第三方網站、服務或資源的鏈接或與之集成。本公司：

  • 不認可或承擔任何第三方服務或內容的任何責任；
  • 不對此類第三方服務的可用性、準確性或內容負責；
  • 不對您使用或依賴任何第三方服務而造成的任何損害或損失負責。

您對第三方服務的使用受其各自的條款和條件以及隱私政策的約束。

針對 Google Drive 等整合服務，您同意並知悉：

  • 檔案的儲存與可用性受該第三方服務供應商的適用條款所約束，如因該供應商發生中斷或資料遺失，本公司不承擔責任；
  • 您有責任審閱第三方服務供應商的服務條款、私隱政策與安全文件，以確保其符合您的合規要求。

16. 保密性

雙方承認，在使用服務的過程中，他們可能會訪問機密信息。各方同意：

  • 對另一方披露的所有機密信息保密；
  • 僅出於本使用條款所擬定的目的使用該等機密資訊，包括（就本公司而言）提供、維護及保障本服務；
  • 未經事先書面同意，不得向任何第三方披露機密資訊，惟下列情況除外：(a) 向為提供、維護或保障本服務而有需要知悉，且受保密義務約束的服務供應商、承辦商或專業顧問披露；(b) 法律、法院命令或政府機關所要求；或 (c) 該資訊並非因違反本使用條款而已經或成為公開可得。

17. 遵守法律

您同意在使用服務時遵守所有適用的法律法規，包括但不限於：

  • 香港《公司條例》（第622章）；
  • 香港《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章）；
  • 香港《個人資料（私隱）條例》（第486章）；
  • 就第三方企業參考資訊功能而言，香港及相關司法管轄區一切適用法律法規（詳見本使用條款第 7 條）；
  • 所有其他適用的地方、國家和國際法律法規。

18. 管轄法律和爭議解決

本使用條款應根據香港特別行政區的法律管轄和解釋，而不考慮其法律衝突條款。因本使用條款或服務引起或與之相關的任何爭議應受香港法院的專屬管轄。

19. 可分割性

如果本使用條款的任何條款被認定為無效、非法或不可執行，其餘條款應繼續完全有效。無效、非法或不可執行的條款應由最接近原條款意圖的有效條款替換。

20. 完整協議

本使用條款連同我們的隱私政策和退款政策構成您與本公司之間關於使用服務的完整協議，並取代您與本公司之間所有先前或同時的口頭或書面通信和提議。

21. 準據語言

本使用條款可能以多種語言提供。如不同語言版本之間有任何不一致、衝突或歧義，概以繁體中文版本為準。

22. 條款修訂

本公司保留隨時修改本使用條款的權利。我們將通過以下方式通知您任何重大變更：

  • 在系統上發布修訂後的使用條款並註明更新的生效日期；
  • 向您的註冊電子郵箱地址發送通知。

在修訂後的使用條款生效日期之後繼續使用服務即表示您接受這些變更。如果您不同意修訂後的條款，則必須停止使用服務。

23. 聯繫信息

如果您對本使用條款或服務有任何疑問或疑慮，請通過以下方式與我們聯繫：

Cloudsoft Technology Limited
電子郵箱：[email protected]

最後更新：August 31, 2026